ワーママ社長は、時間に制限があります。だからこそ、仕事のスピードにはこだわりたいものです。
子育てと仕事の両立には、濃密な仕事時間が必須。
少しでも早く確実に仕事や家事を終わらせたいと思って、大量の本やインターネットの情報を収集し、たくさんの時短術を実践してきました。
私の仕事は、仕事時間の80％がパソコンに向き合う仕事です。
ですので、時短効果を上げるのに一番効果が高いのが、パソコン作業の効率をアップでした。
私がこれまで試行錯誤してきた仕事のスピードを上げるためのコツをお伝えします。
もくじ
１．ツールにこだわる
道具１｜ディスプレイは、縦横で２枚つなぐ
一番効果があったと感じたのは、ディスプレイを増やしたときです。
「デュアルディスプレイ」「マルチディスプレイ」「マルチモニタ」という言葉を聞いたことがありますか？
通常使っているディスプレイと別に、もう１枚以上のディスプレイを接続します。
こうすることで、画面の作業領域がぐんっと広がります。
ディスプレイを横に並べるのはよくあると思いますが、私が実践しているのは、横＋縦置き。
なぜこうするかというと、縦置きにすると、検索画面や縦長のWord原稿・excelの表の視認性が高まるからです。
オフィス：24インチモニタ横＋24インチモニタ縦＋19インチモニタ（正方形のもの）の３枚
自宅事務室：27インチモニタ横＋24インチモニタ縦
という環境で仕事をしています。
道具２｜パソコンは３年に１回買い換える
性能の高いパソコンを買って、5年10年と大切に使う方もいらっしゃいますが、私は2-3年で買い換える派です。
だいぶ開発がこなれてきて、1年毎に性能がアップする…ということはありませんが、3年も経つと性能の違いをかなり感じます。
パソコンは仕事をするためのツールで、作業効率に一番影響があります。
一日に何度も開くソフトの立ち上げに、10秒もかかっていたら、作業時間がもったいないです。
またソフトの反応を待っている間に、入力したかったことなどを忘れてしまったり、他の作業に気を取られてしまうことが起きるかもしれません。
デスクトップとノートパソコンでは、ノートパソコンのほうが性能が低く割高になるので、スペースがあればデスクトップを買うのがおすすめです。
私はDELLで、10万円くらいのデスクトップを、３年に１回のペースで買い替えています。
DELLにしている理由は、①不要なソフトがプリインストールされていない（McAfee程度）②モニター別売り型のものが購入できるからです。
買い慣れている…というのものあるかもしれません。ASUSやACER、HPのものでも悪くないと思います。
道具３｜違う場所でも同じツールを使う
道具１のところで少し記載しましたが、私は①オフィス ②自宅事務室の２箇所で仕事をしています。
出先でも仕事ができるように、ノートパソコンも持っています。
仕事の効率を上げるためには「無意識」に同じことができるようになっていることが大切。
ですので、オフィスと自宅事務室のパソコンは、インストールしてあるソフトから、タスクバーに固定しているアイコンの配置まで同じにしています。
キーボードとマウスも同じものを使っています。
Dropboxでデータ同期、Google Chromeでお気に入りを同期、管理ソフトを使ってパスワードも同期…どのパソコンからでも同じ情報にアクセスできますし、同じ状態で使えるようにしています。
ずっとiPhoneやiPadも使っているので、Macを使いたいな…と思うことはありますが、両方の操作を覚え、それぞれ使い分ける不便さを考えると、このまま手を出さないと思います。
２．設定にこだわる
設定１｜よく使うフレーズはIME登録
「いつもお世話になります。●●です」
「よろしくお願いいたします。」
「ご確認のほど、よろしくお願いいたします。」
「お忙しいところ、大変恐縮ですが」
ビジネスの場では同じようなフレーズを何度も使います。
チャットが主流になってきたとはいえ、それでもテキストコミュニケーションなので、いつも入力する文字があります。
タイピング速度が上がったとしても、これらを毎回入力するのは面倒です。
私は「IME辞書登録／辞書ツール」を使っています。
パソコンに標準の「Microsoft IME」ではなく「Google日本語入力」を使っていますが、どちらにもある機能です。
「お」と打つ→「いつもお世話になります。●●です。」
「よろ」と打つ→「よろしくお願いいたします。」
「ごか」と打つ→「ご確認のほど、よろしくお願いいたします。」
「おい」と打つ→「お忙しいところ、大変恐縮ですが」
「じたじゅう」→自宅の住所
「じむじゅう」→事務所の住所
「あど」→メールアドレス
というように、よく使うフレーズや入力するのが面倒くさい住所やメルアドを登録しています。
設定２｜Google ChromeかFirefoxを使う
ブラウザは何を使っていますか？ブラウザとは、インターネットでサイトを見るときに使うソフトです。
パソコンだとInternet ExplorerやEdge、iPhoneならSafari、AndroidならChromeが標準で入っています。
これをそのまま素直に使っていては、時間がもったいないです。
おすすめはGoogle Chromeです。動作が軽くて安定しています。
そしてChromeを使うことをおすすめする理由が、ブックマークや閲覧履歴、パスワードを同期してくれること。
これはFirefoxでも同じようにできますので、お好きな方でかまいません。
パスワードも保存してくれますので、パソコン・スマホどちらで見ていても、ストレスなくスムーズにログインができます。
３．スキルにこだわる
スキル１｜タイピング速度をアップ
しゃべっているのと同じスピードで入力できるまで、タイピング速度をアップさせています。
自分はそこまでパソコン得意じゃないし、そこまでしなくてもいいかな…と思っていませんか？
タイピングが遅いことで、すごく時間を無駄にしていると思います。
タイピングは、メール、資料の作成、原稿作りなど、あらゆるパソコンの仕事で必要です。
思考スピードに近いタイピングスピードがあれば、仕事の速さはぐんっとアップします。
私はよく、このe-typingというサイトで練習していました。
https://www.e-typing.ne.jp/
「タイピング 練習」と検索すると、たくさんのサイトが出てくるので、自分の興味がある言葉を入力できるサイトを探してみてください。
ちなみにパソコンだけでなく、スマホでも同じです。
「フリック入力」が、入力の基本になりますので、私は無料アプリを使って練習をしました。
女子高生並み（笑）のスピードで入力できるようにするのです。
ただ最近は音声認識がかなり良くなってきたので、スマホのときは音声入力中心です。
メールの返信やメモなどは、指を使って入力しなくなりました。
スキル２｜マウスを使わない（ショートカットキーを駆使）
ショートカットキーって、仕事が早くなるって聞くけど、なかなか覚えられないんだよね…と言われることが多いです。
今の仕事をしながら、ショートカットキーを覚えようとすると、逆に時間がかかってイライラするんだよね…と。
でも、大変なのは最初だけ。一度覚えてしまえば、ものすごく仕事が早くなります。
- パソコンの基本操作（タスク切換え、デスクトップ表示、コピー＆ペースト、検索、保存など）
- ブラウザ操作（新しいウィンドウ開く、ブラウザ閉じる、ウェブ検索、拡大・縮小など）
- よくつかうソフト（excelや、普段自分が使うソフト）
これらについて、10個ずつ覚える（なければ、ソフトによっては自分で設定もできます）ようにすれば、びっくりするくらい作業が早くなります。
ショートカットキーを使うことは、一番試してもらいたい時短術です。
まとめ
いかがでしたか？
たくさんの時短術が紹介されていますが、実際に身につけなければ、知識としてあるだけです。
「あ、これどこかでも見たことあるな」と思うものは、多くの人が実感している時短術ですので、ぜひ積極的に取り入れてみてください。
とはいえ、使いこなせるようになるまでは、面倒くさい・難しい…と感じることも多いと思います。
自分の仕事に一番関わっていそうな１つの技だけを、１週間だけ練習する（→そして効果を実感する）と、意識が変わるかもしれません。
特に取り入れやすく、効果がでやすいのはショートカットキーの練習です。
私はディスプレイに付箋を貼って、何度も見ては実践して身につけていきました。
なにか一つ、取り入れられそうなものがあれば、ぜひチャレンジしてみてください！